Informativa sulla protezione dei dati
Questa informativa spiega in modo semplice quali dati personali raccogliamo, perché li raccogliamo, con chi li condividiamo e per quanto tempo li conserviamo. Riguarda il nostro sito web, le comunicazioni via WhatsApp, e-mail e telefono, il caricamento di documenti e fotografie nel nostro spazio sicuro kDrive e la gestione delle pratiche di compravendita, leasing, assicurazione e assistenza.
Il trattamento avviene conformemente alla Legge federale svizzera sulla protezione dei dati (LPD) e, quando applicabile, al Regolamento europeo (GDPR).
1. Chi è responsabile del trattamento
Il titolare del trattamento è:
Rottmann Cars Solutions Sagl
Strada da Vigh 56
6921 Vico Morcote, Svizzera
E-mail: info@rottmanncars.ch
Telefono: +41 79 450 06 06
Sito: www.rottmanncars.ch
Per qualsiasi domanda relativa ai vostri dati potete scrivere a info@rottmanncars.ch, indicando come oggetto «Protezione dei dati».
2. Quali dati raccogliamo
Raccogliamo soltanto i dati necessari a rispondervi e a gestire il servizio richiesto. A seconda del caso concreto si tratta di:
| Categoria | Esempi |
|---|---|
| Dati di contatto | Nome e cognome, numero di telefono, indirizzo e-mail, indirizzo postale |
| Dati del veicolo | Carta grigia, targa, numero di telaio, chilometraggio, anno, equipaggiamenti, fotografie del veicolo e di eventuali danni |
| Dati contrattuali e finanziari | Contratti di vendita o di leasing, saldo leasing, offerte, fatture, pagamenti, coordinate bancarie |
| Documenti d’identità | Copia di carta d’identità, passaporto, permesso di soggiorno o licenza di condurre, richiesti unicamente quando indispensabili alla pratica (per esempio da una banca, una società di leasing o un’assicurazione) |
| Comunicazioni | Messaggi WhatsApp, e-mail, note relative a telefonate, accordi e istruzioni ricevute |
| Dati tecnici del sito | Indirizzo IP, tipo di browser e di dispositivo, pagine visitate, data e ora della visita, registrati dal nostro fornitore di hosting per motivi tecnici e di sicurezza |
Non richiediamo dati personali degni di particolare protezione (per esempio dati sanitari) se non nei rari casi in cui una pratica assicurativa lo rende necessario; in tal caso ve lo comunichiamo espressamente e vi chiediamo il consenso.
3. Come raccogliamo i dati
3.1 Modulo di contatto del sito
Compilando il modulo ci trasmettete nome, e-mail, eventualmente il numero di telefono e il testo della vostra richiesta. Usiamo queste informazioni solo per rispondervi e dare seguito alla richiesta.
3.2 WhatsApp, telefono ed e-mail
Utilizziamo WhatsApp Business come canale di comunicazione rapida con la clientela. Se ci scrivete su WhatsApp, il contenuto dei messaggi, il vostro numero di telefono e il nome del profilo vengono trattati da noi per gestire la vostra richiesta. WhatsApp è un servizio di WhatsApp Ireland Ltd. (gruppo Meta): i messaggi sono cifrati end-to-end, ma i metadati (numeri, orari, frequenza dei contatti) sono trattati da Meta secondo le proprie condizioni, con possibile trasferimento verso gli Stati Uniti.
Per questo motivo WhatsApp non è il nostro archivio: i documenti e le fotografie vanno caricati nello spazio sicuro descritto al punto 3.3. Se un documento ci arriva comunque in chat, lo spostiamo nella cartella corretta e lo eliminiamo dalla conversazione quando non serve più. Se preferite non utilizzare WhatsApp, potete sempre contattarci per telefono o e-mail.
3.3 Caricamento di documenti su kDrive (Drop box)
Per raccogliere in modo ordinato e sicuro i documenti della vostra pratica vi inviamo un collegamento personale di caricamento («Drop box») generato su kDrive, il servizio cloud svizzero di Infomaniak Network SA (Ginevra), i cui dati sono ospitati in centri di calcolo situati in Svizzera.
- Il collegamento è dedicato alla vostra sola pratica.
- Chi carica non può vedere i file già presenti né le pratiche di altre persone.
- Il collegamento ha una scadenza (di norma 10–15 giorni) e viene disattivato una volta ricevuti i documenti o alla chiusura della richiesta.
- Per i documenti particolarmente delicati possiamo proteggere il collegamento con una password comunicata separatamente.
Vi invitiamo a caricare soltanto i documenti che vi chiediamo e a oscurare le informazioni non pertinenti.
4. Perché trattiamo i dati e su quale base
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Rispondere alle richieste, preparare offerte e valutazioni del veicolo | Misure precontrattuali richieste dall’interessato |
| Esecuzione del contratto: compravendita, consulenza, intermediazione leasing e assicurazione, carrozzeria, assistenza | Esecuzione del contratto |
| Fatturazione, contabilità, obblighi fiscali e conservazione dei documenti commerciali | Obbligo legale |
| Sicurezza dei sistemi, prevenzione degli abusi, prova degli accordi presi | Interesse legittimo prevalente |
| Invio di informazioni commerciali o promozionali | Consenso, revocabile in ogni momento |
| Trattamento di documenti d’identità o dati particolari quando richiesti da terzi coinvolti nella pratica | Consenso e/o esecuzione del contratto |
Il conferimento dei dati è volontario, ma senza le informazioni e i documenti necessari non possiamo valutare il veicolo, preparare un’offerta o portare a termine la pratica.
5. A chi comunichiamo i dati
Non vendiamo i vostri dati e non li cediamo a terzi per finalità pubblicitarie. Li comunichiamo unicamente quando è necessario alla pratica, e solo nella misura strettamente indispensabile:
| Destinatario | Dati comunicati |
|---|---|
| Fiduciario e contabile | Fatture, contratti, giustificativi e pagamenti necessari alla contabilità e agli obblighi fiscali |
| Banche e società di leasing o finanziamento | Contratto, documento d’identità, carta grigia e dati finanziari richiesti dalla pratica |
| Assicurazioni e intermediari assicurativi | Dati del cliente, dati del veicolo, proposta e contratto |
| Concessionari, venditori o acquirenti coinvolti | Dati e documenti necessari alla transazione |
| Carrozzerie, officine, periti e trasportatori | Dati minimi necessari a eseguire l’intervento o la perizia |
| Autorità e uffici della circolazione | Quanto richiesto da obblighi legali o dall’immatricolazione |
| Fornitori informatici (Infomaniak per cloud, e-mail e hosting; WhatsApp/Meta per la messaggistica) | Dati trattati per nostro conto in qualità di responsabili del trattamento, sulla base di un contratto di trattamento dei dati |
Trasferimenti all’estero
I nostri dati sono ospitati principalmente in Svizzera. Un trasferimento all’estero può avvenire quando utilizzate WhatsApp (gruppo Meta, anche Stati Uniti) o quando la pratica coinvolge un partner con sede all’estero. In tali casi ci basiamo sulle decisioni di adeguatezza applicabili, su clausole contrattuali tipo o sul vostro consenso.
6. Per quanto tempo conserviamo i dati
- Richieste senza seguito: riesaminate al più tardi dopo 6 mesi dall’ultimo contatto; carta grigia, documenti d’identità e fotografie non più necessari vengono cancellati.
- Pratiche concluse: conservate per il tempo necessario a garanzie, contestazioni e obblighi contrattuali.
- Documenti contabili e commerciali: conservati 10 anni, come previsto dal Codice delle obbligazioni.
- Collegamenti di caricamento (Drop box): attivi solo per il tempo necessario alla raccolta, poi disattivati.
- Conversazioni WhatsApp ed e-mail: conservate solo finché utili all’operatività; i documenti vengono spostati nell’archivio ufficiale e le copie superflue eliminate.
7. Come proteggiamo i dati
- Account personali e distinti per ogni persona autorizzata, con autenticazione a due fattori.
- Accesso limitato: ciascuno vede soltanto le cartelle necessarie al proprio ruolo.
- Archiviazione su cloud svizzero cifrato, con collegamenti di caricamento individuali e a scadenza.
- Dispositivi protetti da codice, blocco automatico e cifratura; aggiornamenti regolari.
- Verifica periodica di utenti, permessi e collegamenti pubblici attivi.
- Regolamento interno scritto sulla protezione dei dati e sulla gestione documentale.
Nessuna trasmissione via Internet può essere garantita come totalmente sicura; adottiamo tuttavia misure tecniche e organizzative adeguate al rischio.
8. Cookie e statistiche del sito
Il nostro sito utilizza i cookie tecnici necessari al suo funzionamento. Se sono attivi strumenti di misurazione statistica o funzionalità di terze parti (per esempio mappe o video incorporati), questi possono impostare cookie propri; potete gestirli tramite il banner dei cookie, quando presente, e le impostazioni del vostro browser.
9. I vostri diritti
Nei limiti della legge applicabile avete il diritto di:
- ottenere informazioni sui dati che vi riguardano e riceverne una copia;
- far rettificare dati inesatti o incompleti;
- chiedere la cancellazione dei dati non più necessari;
- opporvi a un determinato trattamento o chiederne la limitazione;
- revocare in ogni momento un consenso prestato, senza effetto sul trattamento già avvenuto;
- ricevere i dati che ci avete fornito in un formato elettronico corrente (portabilità).
Per esercitare questi diritti scrivete a info@rottmanncars.ch. Per evitare di consegnare dati alla persona sbagliata potremmo chiedervi di identificarvi. Rispondiamo senza ritardi ingiustificati, di regola entro 30 giorni.
Alcuni documenti non possono essere cancellati su richiesta quando sono soggetti a un obbligo legale di conservazione o necessari alla difesa di pretese giuridiche; in tal caso ve lo spieghiamo.
10. Autorità di controllo
Se ritenete che il trattamento dei vostri dati non sia conforme alla legge, potete rivolgervi all’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berna – www.edoeb.admin.ch. Vi saremmo grati se ci contattaste prima: nella maggior parte dei casi possiamo chiarire la situazione direttamente.
11. Modifiche della presente informativa
Possiamo aggiornare questa informativa quando cambiano i nostri servizi, gli strumenti utilizzati o le disposizioni di legge. Fa stato la versione pubblicata su questa pagina, con la data di aggiornamento indicata in alto.